Corra menos riesgos a través del uso y aplicación de las facturas electrónicas

Fuente: El Economista, Valores y Dinero, Pág. 21, Redacción, 06/04/2009

Estados de cuenta, recibos de honorarios, luz, agua, teléfono, documentos oficiales; cientos de papeles apilados y guardados en los rincones de la casa. Falta agregar las facturas de las compras o servicios adquiridos, lo que puede desembocar en un problema serio de almacenamiento.

Y cuando una autoridad como la fiscal requiere los documentos, la vida se convierte en una pesadilla al comprobar que guardarlos en una caja no es una buena estrategia.

Afortunadamente, gracias a la tecnología ahora resulta más práctico organizar comprobantes, toda vez que la digitalización de algunos documentos es posible, entre ellos las facturas.

Factura digital

El documento es la representación de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD), apegado a los estándares definidos por el SAT en el anexo 20 de la Resolución de Miscelánea Fiscal y la cual puede ser generada, transmitida y resguardada utilizando medios electrónicos.

Cada factura lleva un sello digital, la Firma Electrónica Avanzada (Fiel), una cadena original que funciona como un resumen del contenido de la factura y un folio que indica el número de la transacción.

Todas las empresas o personas que emitan facturas electrónicas deberán enviar un reporte mensual al SAT, que contenga la información de todas las que emitieron a sus clientes.

A su vez, los clientes podrán verificar la validez del comprobante recibido, ingresando al portal del SAT en la sección de Validación de Certificados Digitales.

Sin distinción

Cabe destacar que se pueden emitir facturas electrónicas a las personas físicas y morales que tengan certificado de facturación, la Firma Electrónica Avanzada (Fiel) vigente y que deseen optimizar, agilizar y automatizar sus procesos. Así, no sólo las grandes empresas pueden gozar de la disposición de los comprobantes que se pueden transmitir por la red de la información.

Otra de las grandes ventajas es que no afecta en esencia el proceso de contabilidad, pues todos los archivos emitidos en el periodo se entregan al contador; la única diferencia radica en que se debe enviar un reporte mensual al SAT vía Internet.

Igual que en el proceso tradicional, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un periodo mínimo de cinco años en el formato original, pero gracias a su práctico almacenamiento esto no causa molestia, no resta espacio y el orden es posible para responder a cualquier requerimiento.

La Firma Electrónica Avanzada (Fiel)

Son datos adjuntos a un mensaje electrónico vinculados a la información contenida y a la identidad de la persona que la origina.

Este instrumento permite a los contribuyentes cumplir con sus obligaciones fiscales por medio de Internet, de una forma más fácil, gratuita y segura.

Asistencia y soluciones

Existen en el mercado diversas empresas que ofrecen soluciones electrónicas y digitales para su empresa o incluso para organizar su contabilidad.

AMECE-GS1 México es el organismo de la iniciativa privada que tiene el objetivo de incrementar la productividad y competitividad de las empresas a través del uso de herramientas tecnológicas basadas en estándares internacionales, cómo en este caso lo es la Factura Electrónica.

En AMECE-GS1 México contamos con diversas soluciones, documentos, modelos, capacitación, y demás productos y servicios relacionados a la facturación electrónica. Por lo que lo invitamos a que obtenga mayor información sobre este documento en el sitio web www.tufactura.me, o bien, puede consultar la sección de procesos dentro de la página web www.gs1mexico.org.