Factura Electrónica, una herramienta que hace más eficientes los procesos

Por: Dankmar Navarrete
Coordinador de Contenidos e Inteligencia de Mercados

El uso de Internet permite agilizar el envío y recepción de información de todo tipo, ya sean datos, imágenes, música, entre otros. Internet también ha generado nuevas formas de operación de las empresas, dándoles la oportunidad de ser más productivas y contar con información oportuna del negocio como inventarios, ventas, indicadores de la competencia, con mayor facilidad.

El gobierno también ha implementado esquemas de operación que facilitan la atención al público a través de Internet. Un ejemplo claro de ellos es la factura electrónica, la cual pueden presentar las empresas ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para comprobar y reportar sus transacciones comerciales.

La factura electrónica tiene la misma validez que las facturas impresas, pues las dos sirven para comprobar una transacción comercial entre un comprador y un vendedor, comprometer la entrega de un bien o servicio y obligar a realizar el pago correspondiente. Es utilizada por el comprador y por el vendedor como comprobante ante las autoridades y en las auditorías internas.

Las facturas electrónicas pueden ser enviadas, archivadas y transmitidas a través de medios electrónicos, pero si así se requiere también es posible imprimirla, pero para que sea valida fiscalmente se deben tomar en cuenta las especificaciones del SAT.

Al igual que los procesos tradicionales, la ley obliga a todos los contribuyentes a conservar las facturas electrónicas por un lapso mínimo de cinco años en el formato original (XML). Cabe señalar que el uso de la factura electrónica no es exclusivo de las grandes empresas, también está al alcance de las pequeñas y medianas empresas, así como de las personas físicas. Sus beneficios son indudables, por lo que se prevé que poco a poco se extienda su uso.

Por medio de la Facturación electrónica podemos es posible reducir tiempos y procesos administrativos, lograr ahorros superiores a un 50% de los costos de facturación, además de la simplificación de los procesos relacionados a las obligaciones fiscales. Por medio del uso de la factura electrónica, además de beneficiar en los ahorros, es un requerimiento que el mismo mercado está impulsando para incrementar la competitividad y productividad de las empresas, porque los tiempos de distribución y entregas son procesos que afectan la operación de las compañías.

Es importante mencionar que en la medida de que más empresas se sumen a la utilización de la facturación electrónica, y a su vez le soliciten lo mismo a sus proveedores, la utilización de la factura electrónica, éstos se verán en la necesidad de aplicarlas e implementarlas si quieren seguir en el mundo de los negocios.