Por: Jim McCaughey
Systems Manager, National Hardware

Una herramienta muy efectiva para ayudar a alcanzar este objetivo es la implementación de EDI (Intercambio Electrónico de Documentos). Pero, ¿qué es EDI? La definición precisa es “transferencia de estructuras de datos en concordancia con estándares, desde una aplicación de computación a otra por medios electrónicos y con un mínimo de intervención humana”. Muchas industrias han implementado este concepto de comerciar con una “oficina sin papeles” resultando una solución más rápida, económica y precisa para el intercambio comercial de datos. El sector Hardware/DIY (Do It Yourself) ha tenido un muy rápido crecimiento en los últimos años, pero el nivel de tecnología implementado por las empresas probablemente no se ha correspondido con este ritmo de crecimiento. Cierto, nosotros nos hemos vuelto más sofisticados con nuestro control de stock, nuestros depósitos y nuestros sistemas logísticos, pero desde el punto de vista de los procesos y administración de transacciones, tenemos aún un largo camino para competir con nuestros socios comerciales en el sector almacén. En National Hardware vemos claramente estos desafíos y estamos poniendo actualmente en ritmo planes para enfrentar este telón de fondo del crecimiento de los negocios, con un nivel de ventas incrementado y en consecuencia, con niveles de papelería también incrementados.

Un mundo sin EDI significa lo mismo para todos: un número creciente de facturas, notas de crédito, órdenes de ventas, órdenes de compra, órdenes de confirmación, etc., todas enviadas por fax, por correo y pasando a través de un número de personas en sus escritorios antes de ser procesadas.¿Cuántos de nosotros pueden conectarse con el escenario de las comunicaciones en forma electrónica (vía e-mail) con los proveedores antes de escribir a mano y enviar por fax el más importante de los documentos, la orden misma? ¿Porqué no completar el circuito electrónicamente? Y con facturas y notas de crédito, ¿no perdemos largas horas llenando sobres con documentos en una carrera por llegar al correo o en otros casos abriendo pilas de sobres, clasificando planillas y luego cargándolas en los sistemas de las oficinas?

¿No sería mucho más fácil si esto se hiciera electrónicamente en unos pocos segundos? Puede ser, y así lo está haciendo un gran número de operadores en la industria minorista desde hace algún tiempo. Y contrariamente a algunos mitos acerca de la implementación EDI, con una inversión relativamente pequeña, los usuarios pueden alcanzar grandes ahorros, mayor eficiencia en la utilización de recursos, un aumento en la precisión de los datos, y principalmente menores montañas de papeles. En National Hardware estos beneficios son claramente visibles para nosotros en nuestro entorno actual:

Montañas de papeles: En la actualidad, estamos procesando aproximadamente 7,500 documentos por mes, junto con más de 500 órdenes de ventas, y con el crecimiento proyectado en el sector, este número obviamente continuará creciendo.

Precisión de datos mejorada: Trabajando con más de 7,500 documentos que abarcan 100 clientes y cerca de 1,000 proveedores, los errores de carga en el sistema pueden ocurrir y ocurren, y nosotros observamos que EDI es una forma muy efectiva para la eliminación de esos errores. Además, las facturas pueden llegar a menudo sin el nombre del cliente, retrasando el proceso completo o los ciclos de pago.

Mejor utilización de recursos: Con este número de documentos se genera un número significativo de horas de trabajo para cargarlos. Con EDI, gran parte del tiempo de carga puede ser eliminado, los recursos pueden ser reubicados para otras funciones, y las presiones pueden reducirse a fin de mes cuando hay que procesar toda la facturación.

Ahorro de costos: Reduciendo significativamente el volumen de papel utilizado y re-enviado, resultan inmediatamente ahorros en los costos administrativos y de personal. El personal puede ser reubicado para otras funciones más valorizadas dentro de la organización.

Con estos beneficios, nuestros proveedores estarán más satisfechos al recibir sus facturas y luego sus pagos serán procesados más rápidamente; y nuestros clientes estarán más satisfechos porque serán parte de un grupo donde la administración es más eficiente y porque recibirán las facturas en un formato EDI; y nuestros empleados estarán más satisfechos porque serán eliminadas grandes e intensas tareas. Así, todos ganan con la implementación de EDI aunque mientras tanto hará falta algún tiempo para alcanzar el objetivo “sin papeles”.

(Fuente: The Global Standard GS1, Ireland Magazine, Extraído del Boletín “En Línea” No. 53, GS1 Argentina).