Edición Quincenal - Julio 2007
YKK MEXICANA implementando factura electrónica.
 
Fuente: Advantage Security
 
Una empresa con más de 70 años de historia, que opera en más de 60 países representados en 237 plantas y oficinas alrededor del mundo, necesita ser sumamente eficiente y contar con las herramientas necesarias para operar ágilmente y a la vanguardia.

YKK Mexicana es parte de YKK América, que inauguró sus primeras oficinas en Nueva York, NY en 1960, con la venta de productos de insumo. Las dos principales actividades del grupo son: fastening products (incluye la producción de cierres, broches y auto-presillas para ropa, cosmolón, botones y manufacturas plásticas); y architectural products (incluye marcos para ventanas y puertas, así como aplicaciones para ventanas). La planta productora en México que abrió sus puertas en la ciudad de Irapuato, Guanajuato a principios del 2001, está dedicada a la fabricación de cierres y partes para cierres. YKK mexicana cuenta con más de 2,000 clientes dados de alta en su base de datos, de los cuales 400 son regulares, teniendo como filosofía ser socios de sus clientes “creando en la industria los nuevos estándares de calidad, creatividad, innovación y producción” para incrementar la efectividad de los procesos que los relacionan con clientes y proveedores.
 
Nuestra responsabilidad es mantener el buen nombre de grandes marcas que son nuestros clientes, en México y a nivel mundial, con cierres y productos de excelente calidad”
  Carlos de J. Cendejas Ayala,
Information Systems Manager.
 
 
Verificamos cuánto era lo que gastábamos en facturación y notamos que había un área de oportunidad para reducir los costos. El objetivo primordial era reducir los costos y el tiempo de entrega; tratar de que todo el proceso de facturación esté controlado, pero más que nada que la facturación esté electrónicamente almacenada y gestionada para ser más eficientes en los servicios adicionales que prestamos a nuestros clientes”.
  Carlos de J. Cendejas Ayala,
Information Systems Manager.
 
Factura Electrónica, una herramienta para la eficiencia de procesos
 
En función de los análisis de diversas firmas consultoras, la Secretaria de Hacienda y Crédito Público y de AMECE (Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico), se ha podido comprobar que el costo de realizar transacciones electrónicas para las empresas es un 50 por ciento menor que en papel, porque además de la disminución de costos en papel, envío y tiempo, permite integrarse digitalmente a la cadena de valor.

“En YKK Mexicana se realizan alrededor de 100 facturas diarias, aproximadamente 30,000 facturas al año. En cuestión de costos, traducido al 2006 fueron poco más de 200 mil pesos lo que gastamos en facturación. Para los próximos 5 años estaríamos erogando, sin tomar en cuenta la inflación, cerca de un millón de pesos por concepto de facturación. Con la facturación electrónica es mucho más sencillo. A final de cuentas si nuestro objetivo era ahorrar al menos el cincuenta por ciento, creo que estamos perfectamente dentro de este rango. Esto se suma al hecho de que ahora podemos atender cualquier duda del cliente, en cuestión de facturación, con total agilidad y certeza en la información que se brinda”., informó el ejecutivo.
 

Sobre la implementación del sistema
 
La implementación de la facturación electrónica llevó un proceso en el que era necesario trabajar en conjunto con B2B, líder del proyecto y Advantage Security, que es el primer proveedor autorizado por la Secretaría de Economía para la emisión de certificados digitales con validez jurídica (PSC), de acuerdo a información de esta misma empresa. También era importante involucrar al personal de YKK Mexicana. El tiempo aproximado requerido para la implementación del sistema fue de nueve meses, es decir, que desde mayo del año pasado se trabaja en este proyecto.

“La necesidad del uso de la facturación electrónica se detectó desde inicios del 2006 y fue a finales de este año que se tomó la decisión de implementar este nuevo sistema, adelantándose a los requerimientos que en un cierto tiempo serán obligatorios de acuerdo a la Secretaría de Hacienda y Crédito Público.”

En la última semana de febrero de 2007 se concluyó la implementación del sistema, lo cual requirió que se realizaran algunas modificaciones al ERP de manufactura propia con el que cuenta YKK Mexicana, ya que se necesitaba de cierta flexibilidad y versatilidad para el proceso de facturación electrónica.
 

Sobre los beneficios alcanzados
 
En YKK Mexicana, a pesar del poco tiempo de uso de la facturación electrónica, lo que se ha notado es que los clientes están en proceso de cambio: No hay objeción por las modificaciones al proceso de compra - venta, incluso han llegado a opinar que es bueno modernizarse de esta forma porque ahora el servicio es más ágil.

“La segunda etapa es la de los proveedores; primero hay que esperar a que los clientes estén incorporados completamente al sistema para después trabajar con los proveedores. Para nosotros es importante trabajar con los proveedores porque constituyen un alimento, un desarrollo para nuestra empresa. Si más clientes le piden a nuestros proveedores la facturación electrónica, entonces todos vamos a estar en el mismo cauce” , explicó el especialista.

Hasta el momento los alcances percibidos son muy claros. Hay ahorro de tiempo y dinero. El uso de la facturación electrónica dentro de YKK Mexicana no ha provocado que el personal que antes se dedicaba a hacer manualmente el proceso, sea despedido, simplemente se ha optimizado su labor, lo que cada vez hace que la empresa sea eficiente y vaya de la mano con los avances tecnológicos.

“Se estuvo trabajando tres meses como prueba en la factura electrónica, en comparativa lo que tarda la gente de contabilidad para la cuestión de facturación y venta prácticamente se redujo entre un 50 y 60 por ciento del tiempo operativo. El simple hecho de mandar a una persona a los recopiladores ya es pérdida, que los recopiladores ya no tengan que ser revisados por una persona todo el día, ya es una gran ventaja en cuanto al tiempo”.

Al haber disminución de trabajo operativo hay aumento de eficiencia. En YKK Mexicana se dejan de hacer labores manuales para realizar acciones intelectuales, de ahí radica la diferencia de una mejora continua, mientras para los clientes esto representa algo más práctico y gestionado.

Así YKK Mexicana tiene claro lo siguiente: ”la calidad es demandada por nuestros clientes y consumidores alrededor del mundo y nosotros la demandamos a nosotros mismos, esto muestra la importancia, conocimiento e imaginación que ponemos en todos nuestros productos, en nuestro trabajo y en nuestras vidas”. Shigeo Miyazaki, Presidente de YKK Mexicana.