La factura es un documento que comprueba la realización de una transacción
comercial entre un comprador y un vendedor, compromete a entregar el bien o
servicio y obliga de realizar el pago de acuerdo a lo que establece la factura
emitida. Ambas partes utilizan la factura para comprobar la transacción ante
las autoridades y las revisiones de auditoria internas.
En el marco fiscal, el Servicio de Administración tributaria (SAT), contempla a
la Factura Electrónica como uno de los diversos documentos electrónicos
denominados
Comprobantes Fiscales Digitales (CFD).
La
Factura Electrónica en México es la
representación digital de un tipo de Comprobante Fiscal Digital (CFD), que
utiliza los estándares definidos por el SAT en el anexo 20 de la Resolución
Miscelánea Fiscal en cuanto a forma y contenido, y es transmitido a través de
medios electrónicos para generar y resguardar este tipo comprobantes fiscales
digitales.
Cada factura que se emite cuenta con un sello digital que
permite corroborar el origen de la factura y le da validez ante las autoridades
fiscales, una cadena original que funciona como un resumen de la factura, así
como un folio que indica el número de la transacción.
Las Facturas Electrónicas pueden ser enviadas y guardadas
utilizando medios electrónicos. También pueden imprimirse, bajo las
definiciones del SAT, en caso de que el solicitante así lo requiera, y tienen
la misma validez que las facturas tradicionales.
Al igual que en el proceso tradicional la ley obliga a todos los
contribuyentes a conservar las Facturas Electrónicas por un periodo mínimo de 5
años en el formato original (XML) para efectos fiscales y para efectos
comerciales deberá conservarse 10 años observando las especificaciones de la
Norma de conservación de Mensajes de Datos NOM-151-SCFI-2002 (creada por la Secretaría de
economía, establece los requisitos para la conservación del contenido de
mensajes de datos que consignen contratos, convenios o compromisos y que en
consecuencia originen el surgimiento de derechos y obligaciones con fundamento
en el artículo 49 del código de comercio), ó impresas en el caso de los
receptores que reciban la representación impresa del comprobante fiscal digital
(Factura Electrónica).
Una Firma Electrónica Avanzada "FIEL" es un conjunto de datos que se
adjuntan a un mensaje electrónico, cuyo propósito es identificar al emisor del
mensaje como autor legítimo de éste, tal y como si se tratara de una firma
autógrafa.
Gracias a sus características tecnológicas, la FIEL es una herramienta que
brinda seguridad a las transacciones electrónicas que realicen los
contribuyentes con el SAT, ya que permite:
Verificar que los mensajes recibidos no hayan sido
modificados.
Identificar al autor del mensaje.
Su diseño se basa en estándares internacionales de
infraestructura de claves públicas (o PKI por sus siglas en inglés: Public Key
Infrastructure) en donde se utilizan dos claves o llaves, matemáticamente
relacionadas, para el envío de mensajes:
Una de las llaves sólo es conocida por el titular de la FIEL
y sirve para cifrar datos. De ahí que se le designe con el término "llave o
clave privada".
La otra llave, denominada "llave o clave pública",
está disponible en Internet para consulta de todos los usuarios de servicios
electrónicos y sirve para descifrar datos.
En términos computacionales es imposible descifrar un mensaje
utilizando una llave que no corresponda.
La Firma Electrónica Avanzada, denominado también sello digital en caso de las
Facturas Electrónicas, juega un papel crucial ya que sin ella las Facturas
Electrónicas quedarían sin validez legal ante las autoridades fiscales.
La Firma Electrónica Avanzada son datos adjuntos a un mensaje electrónico
vinculados a la información contenida y a la identidad de la persona que la
origina.
La Firma Electrónica Avanzada no es reciclable, oseada que es una por cada
mensaje, nunca será igual ya que variará por cada factura o información
diferente y emisor. La FIEL tiene diferentes
aplicaciones, durante este año será
obligatoria tanto para personas físicas como morales. La firma
electrónica funciona con 2 componentes principales:
Juego de llaves y Certificados Digitales.
Requerimientos para la Factura Electrónica
1.- Contar con un Certificado de Firma Electrónica
Avanzada vigente:para obtener el
Certificado de Firma Electrónica es necesario hacer lo siguiente.
2.- Contar con uno o mas certificados de sello
digital:Para obtener el
Certificado de Sello Digital hay que seguir los siguientes pasos:
3.- Contar con un determinado rango de folios
asignados por el SAT y una contabilidad simultánea:Para solicitar un rango de folios para la
facturación, es necesario seguir los siguientes pasos.
La Contabilidad Simultánea sugiere que al asignarse el folio, y en su caso
serie, el sistema electrónico en que se lleve la contabilidad efectúe
simultáneamente el registro contable en cuentas y sub cuentas afectadas por
cada operación.
4.- Envío de reporte mensual: El reporte mensual es un archivo de texto separado
por pipes (|) que contiene la siguiente información:
RFC del cliente (a quien se
facturó)
Serie
Folio del Comprobante Fiscal
Número de Aprobación
Fecha y hora de expedición
Monto de la operación
Monto del Impuesto
Estado del comprobante (0= Cancelado y 1 =
vigente)
5.- Conocer modelo de negocio:Implementar la factura electrónica eficientemente
dentro de las empresas para lograr mayores beneficios requiere de un
conocimiento a fondo del proceso de facturación y los procesos alternos
relacionados con la factura.
Para iniciar con la
implementación de la factura electrónica se recomienda llevar a cabo los
siguientes pasos:
Estudio de factibilidad: Se deberá evaluar los posibles impactos y los
direccionamientos potenciales. ¿Qué proveedores y clientes piensan implantar la
factura electrónica? ¿Por qué y cómo lo están haciendo? ¿Cuál es el impacto
interno que tiene su implantación?. Se tendrá que documentar de manera
detallada una estrategia para la implantación, alcance, incluyendo proyecciones
de ahorro y costos, así como el tiempo que se le invertirá.
Compromiso de la Alta dirección.
Equipo interdisciplinario: Identificar los responsables de las áreas ó procesos
involucrados con la facturación (Ventas, Almacén, Recibo, Cuentas por Pagar,
Mercaderías, Aclaraciones, Archivo, Compras, Sistemas, etc.) y designar un
líder de proyecto
Análisis:
Documentar el flujo de operación, desde
que se recibe y procesa un pedido hasta la generación y pago de la factura, con
la finalidad de determinar oportunidades de mejora en los procesos.
Definir que clientes o proveedores son
candidatos para el esquema de facturación electrónica.
Diseño y desarrollo: Deberá realizarse un modelo de cómo se procesará la
información en electrónico, poniendo especial atención al mejoramiento de los
flujos de información, al rediseño de los procesos existentes que influyen en
la facturación, reducción al mínimo de capturas manuales y a la estimación de
los costos respectivos. Algunas consideraciones particulares a observar
son:
Alcance: Definir los procesos que serán modificados, para
esto será definir un “road map” donde podamos visualizar las actividades,
acciones, tiempos y el alcance general del proyecto..
Diseño y desarrollo: Definir como se procesará la factura electrónica,
que medio de transmisión se utilizará (electrónico o impresión) y estándares
para la información comercial, qué modificaciones a sistemas internos se
deberán realizar, como se conservará la factura electrónica, que tipo de
seguridad adicional tendrá la factura, cuales son las necesidades de equipo de
hardware y software, como se actuará en casos de auditoria, tiempos de
desarrollo, etc.
Capacitación: Es el entrenamiento interno que se les da a las
personas de cada área involucrada, para que estén enterados de las nuevas
responsabilidades.
Pruebas: Una
vez que todo a sido aprobado y desarrollado, el proyecto puede comenzar con la
prueba piloto as cuales consisten en manejar paralelamente la facturación
tradicional (en papel) y la factura en electrónico observando: tiempos,
actividades y responsabilidades.
Implantación: Una vez realizados los ajustes y si estos son
satisfactorios para ambos socios comerciales se podrá eliminar la emisión en
paralelo (emisión de facturas en papel). Se debe contemplar planes de
contingencia y actualización de regulaciones fiscales.
Masificación: Realizar y promover el modelo de negocio para
factura electrónica.
Requerimientos para la Factura Electrónica
