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Estimados Asociados:
En días pasados, la Secretaría de Economía anunció una serie de modificaciones referentes a la NOM 151, relacionada con la conservación de documentos electrónicos.
En base a pláticas realizadas con el Lic. Sergio Carrera, Director General de Comercio Interior y Economía Digital, y el Lic. Oscar Margain, Director General de Normatividad Mercantil de la Secretaría de Economía, y con el Lic. Fernando Martínez Coss, Administrador Central de Operación, Desarrollo y Servicios del SAT, queremos compartir con ustedes la siguiente información acerca del tema arriba mencionado:
A partir de que estén disponibles los servicios de generación de constancias (julio-agosto 2007), por parte de los proveedores certificados por la Secretaría de Economía, la NOM 151 será obligatoria para la conservación de documentos electrónicos, solo cuando la empresa decida guardar dichos documentos para utilizarlos como prueba en el caso de controversia ante alguna autoridad.
Cabe aclarar que las empresas que hasta la fecha han trabajado con documentos electrónicos sin considerar su conservación no han cometido falta alguna, de acuerdo a lo expuesto en el párrafo anterior. Por otro lado la propia NOM en su primera fase solo considera la conservación de los documentos que se van generando, dejando para una segunda fase la conservación de los documentos generados con anterioridad a esta fecha.
Desde el punto de vista jurídico, la aplicación de la NOM 151 a los documentos electrónicos debe considerarse de total beneficio, ya que de decidir no utilizarla, la empresa estaría en estado de indefensión ante un conflicto. Además, permite complementar los procesos de las empresas, al cumplir tanto con los elementos de validez fiscal, como con las obligaciones mercantiles.
En el caso de que una empresa decida utilizar los documentos sin que tengan carácter probatorio, no está prevista sanción alguna, de acuerdo a lo comentado por las autoridades. Sin embargo, es importante resaltar el valor que tiene el hecho de la conservación de documentos como elementos probatorios en caso de controversia.
Por otro lado, aunque la constancia debe ser expedida por un prestador de servicios de certificación, existe la posibilidad de que la misma empresa pueda ser certificada por la Secretaría de Economía para la conservación de sus propios documentos, precisando que los requisitos de infraestructura, personal y procedimientos para constituirse en PSC son estrictos. En términos económicos, sólo convendría a una empresa cuyo volumen de documentos fuera muy grande o que tuviera la intención de concurrir al mercado.
De cualquier manera, en breve estaremos compartiendo con ustedes los requerimientos para convertirse en prestador de servicios de certificación.
AMECE estará organizando en los próximos días una reunión conjunta con el SAT y la Secretaría de Economía, para resolver todas las dudas que pudieran existir con respecto al tema. AMECE les mantendrá informados puntualmente de los avances que se vayan teniendo a este respecto.
La recomendación de las autoridades es que las empresas se vayan preparando para adoptar la NOM 151, ya que ésta traerá ventajas en los procesos mercantiles.
Para dudas o comentarios, puede enviarlas al siguiente correo electrónico: Marco Antonio Bolaños, mabolanos@amece.org.mx , en donde con gusto las atenderemos o canalizaremos adecuadamente con la autoridad correspondiente.
Ver la presentación de la NOM-151
Ver las preguntas más frecuentes (FAQ's) de la NOM-151
REFORMAS AL CODIGO DE COMERCIO
Reformas al Código de Comercio en materia de firma electrónica publicadas el 29 de agosto del 2003 en el D.O.F.
Reformas al Código de Comercio en materia de firma electrónica publicadas el 29 de mayo del 2000 en el D.O.F.
NORMAS OFICIALES
NORMA Oficial Mexicana NOM-151-SCFI-2002, Prácticas comerciales-Requisitos que deben observarse para la conservación de mensajes de datos publicada el 4 de junio del 2002 en el D.O.F.
REGLAMENTOS Y REGLAS
Reglamento del Código de Comercio en Materia de Prestadores de Servicios de Certificación (Publicado el 19 de julio del 2004 en el D.O.F.)
Reglas Generales a las que deberán sujetarse los Prestadores de Servicios de Certificación (Publicadas el 10 de agosto del 2004 en el D.O.F.)
ACUERDO que modifica las Reglas Generales a las que deberán sujetarse los prestadores de servicios de certificación (Publicado el 5 de marzo del 2007 en el D.O.F.)
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